«¿Desde cuándo tienen ustedes esto?»
Es la pregunta de una inspección, de un socio o de la otra parte, y suele llegar años después. Selle el documento el día en que se firma o se aprueba: tarda menos de un minuto y el documento no sale de la empresa. En unas horas recibe un certificado que cualquiera puede comprobar.
Arrastre aquí su documentoElija su documento
o
- Gratis durante la demostración
- Sin cuenta
- El documento no se sube
¿Necesita que la fecha tenga presunción legal?Sello cualificado europeo · próximamente
El sellado gratuito demuestra que su documento existía y que no ha cambiado, y cualquiera puede comprobarlo. El sello de tiempo cualificado (Reglamento eIDAS) añade algo distinto: la ley presume que la fecha y la integridad son correctas, y es quien lo discuta quien tiene que demostrar lo contrario.
Lo emite un prestador cualificado, supervisado por el Estado; será una opción de pago y todavía no está disponible. Un sello cualificado lleva la fecha del momento en que se pone: no se puede añadir después con fecha anterior.
Tres cosas que sellaría usted
- Actas y acuerdos, el día en que se apruebanEntre la junta y la legalización del libro en el Registro pueden pasar muchos meses en los que el acta solo tiene la fecha que ella misma dice.
- Contratos privados y acuerdos entre sociosUn préstamo entre el socio y la sociedad, una cesión, un acuerdo de confidencialidad: documentos cuya fecha se discute con facilidad porque nadie ajeno la fijó.
- La documentación de un proyecto, a medida que se generaMemorias técnicas, resultados de ensayos, hojas de horas: lo que sostiene una deducción por I+D+i o un secreto empresarial se revisa mucho después de haberse escrito.
El día que se lo discutan
Cuatro años después de cerrar el proyecto llega la revisión. Las memorias y los resultados están en el servidor, con la fecha que el servidor les quiera dar.
O se marcha un empleado con la lista de clientes, y hay que acreditar qué información existía, y desde cuándo, para sostener que era un secreto de la empresa.
En los dos casos el contenido está bien. Lo que falta es una fecha que no dependa de la palabra de la propia empresa.
Qué demuestra, y qué no
- Que ese documento exacto ya existía antes del momento que fija el certificado. Es un límite: dice «existía antes de», no «se creó el».
- Que no se ha modificado desde entonces: ni una cifra, ni una coma.
- Y lo puede comprobar cualquiera —un inspector, un auditor, un perito— sin pedirnos permiso y sin ver más documento que el que usted le enseñe.
- No es «fecha cierta» en el sentido del artículo 1227 del Código Civil, ni sustituye al notario o al Registro.
- Quién es el autor del documento: acredita que ese archivo existía, no quién lo hizo.
- Que lo que dice el documento sea cierto.
- Una fecha con presunción legal: eso lo da el sello de tiempo cualificado, que aún no está disponible.
Lo explicamos con detalle, y sin adornos, en Alcance y avisos legales.
Frente a lo que ya usa
| Lo que ya usa | Para qué vale | Dónde se queda corto |
|---|---|---|
| La legalización de libros en el Registro Mercantil | Es la vía oficial, y usa la misma técnica: la huella SHA-256 del libro. | Llega una vez al año, meses después de los acuerdos, y solo cubre los libros obligatorios. |
| El notario | Da fe pública: es lo más fuerte que existe. | No es razonable para cada versión de cada documento, y normalmente exige llevar o enseñar el documento fuera de la empresa. |
| El gestor documental o el correo corporativo | Ordena el día a día. | Sus fechas las pone un sistema que administra la propia empresa: es parte, no tercero. |
Lo que ya hace el Registro con los libros de su empresa puede hacerlo usted con todo lo demás, el mismo día en que se firma.
Textos para copiar
Lo que escriba dentro del documento, escríbalo antes de sellarlo: si el archivo cambia después, aunque sea una línea, el sello deja de corresponder. El código de comprobación llega con el certificado, así que va en el correo, no en el archivo.
Todo acta, contrato o entregable de proyecto se sella con Cronosello el día de su aprobación o firma. El certificado se archiva junto al documento original, sin modificar ninguno de los dos.
Adjunto el documento firmado. Queda sellado: puede comprobarse en cronosello.expertiot.es con el código [código].
Preguntas
El documento lleva datos personales o es confidencial. ¿Qué sale de la empresa?
La huella de 64 caracteres, el correo al que enviamos el certificado y, solo si lo deja marcado, el nombre del archivo. Del documento no sale nada, y de la huella no se puede reconstruir. Si el nombre del archivo ya dice demasiado, desmarque «Guardar el nombre».
¿Sirve ante una inspección o ante un juez?
Es una prueba que puede aportar y que el otro puede comprobar por su cuenta. No lleva presunción legal: eso lo da el sello de tiempo cualificado, que será una opción de pago y aún no está disponible. Si lo necesita, apúntese al aviso que hay bajo la zona de sellado.
Sellamos muchos documentos. ¿Hay otra forma que ir uno a uno?
Sí: las cuentas de empresa tienen acceso por API, listado e historial. Las condiciones están en la página de precios; escríbanos a cronosello@expertiot.es y lo vemos con su volumen.
¿Mi archivo sale de mi ordenador?
No. Su navegador calcula una huella de 64 caracteres y solo viaja esa huella, de la que no se puede reconstruir nada. Puede comprobarlo en el panel de red del navegador.
¿Y si Cronosello desaparece?
El certificado lleva dentro todo lo necesario para comprobarlo con software libre y contra un registro público, sin nosotros. Guárdelo junto al archivo original, tal cual: si el archivo cambia un solo byte, deja de corresponder.